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Esker: eliminar el papel de sus documentos

Esker: eliminar el papel de sus documentos

Esker apuesta por una gestión sin papel, automatizando los principales procesos documentales: facturas, compras, pedidos... Jorge Corona, Director de Ventas de Esker para España y Portugal, nos habla de ello.

¿Cuál es el principal objetivo de Esker?
Esker ayuda a las empresas a ser más eficientes en sus procesos de negocio gracias a la eliminación del papel en sus procesos documentales.

En concreto, Esker automatiza los flujos documentales de las compañías que reciben o envían muchos documentos. De esta forma, los pedidos o facturas que entran en la empresa, son capturados automáticamente y gestionados en las aplicaciones de gestión de la empresa, sin necesidad de intervención manual por parte del personal de administración. De la misma manera, los documentos como las facturas a clientes, cartas de reclamación de deudas o cualquier otro documento de negocio, se pueden enviar en cualquier formato, digital o papel, desde las aplicaciones de gestión, gracias a la solución de Esker.

Pero nuestro principal objetivo es ser el Socio Tecnológico de nuestros clientes, ofreciéndole un asesoramiento y un acompañamiento a lo largo de todo el proceso. Para ello tenemos una forma de trabajar, una metodología, que nos permite mantener el mismo nivel de calidad en cualquier parte del mundo donde se desarrolle el proyecto.

Aseguráis que reducís los costes y los plazos de gestión un 40%, ¿cómo lo hacéis?
Gracias a la reducción drástica de la intervención manual en los procesos de gestión documental. Por ejemplo, los tiempos de captura y gestión de pedidos de clientes se pueden reducir hasta un 90% y los costes hasta un 70%.

En todos los procesos que llevamos a cabo en las empresas clientes, tenemos una metodología en 5 pasos. El primer paso es una evaluación de la situación y de los puntos del proceso a mejorar, para a continuación establecer las expectativas de ahorro en tiempo y coste (la consecución de la eficiencia) gracias a la automatización.

El interés de la automatización es doble: eficiencia en la gestión, para que la empresa sea más competitiva y más preparada para defenderse en un entorno cambiante; y por otro lado, el ahorro, recortando los gastos administrativos allí donde sea necesario.

Por ejemplo, en CAPSA han reducido sus costes de gestión documental en un 70% con la automatización de la recepción y envío de faxes integrados con su sistema SAP y su correo electrónico Lotus Notes.

En el Centro de Formación de SAP en Francia, han reducido en un 60% los costes de formación por envío de las facturas en formato digital.

En el grupo Anuntis, han cifrado el ahorro de costes de envío de factura electrónica en 70 mil euros anuales.

¿En qué consiste vuestro programa de Esker Green Doc?
En Esker, aunque la oficina sin papel parezca un mito, pensamos que hay un margen de mejora importante mediante la automatización de procesos de negocio que dependen de los documentos. El programa GreenDoc ayuda a las empresas con iniciativas de RSC a alcanzar sus objetivos.

Mediante la automatización de procesos documentales, las empresas son más eficientes y al mismo tiempo ayudan al Medioambiente. La Automatización de ProcesosDocumentales es: "buena para el Negocio, buena para el Medioambiente"

Por esto hemos imaginado un programa que permita a las empresas sensibles al lado "ecológico" de la gestión eficiente, calcular la reducción de su huella de carbono gracias a la eliminación del papel. Esto es, gracias a un instrumento de cálculo que tenemos a disposición de cualquier empresa, ya que está online:

Damos difusión a estas empresas a través de declaraciones suyas como podemos ver en el apartado: http://www.quitpaper.es/Empresas_Green_Doc.asp

Donde se ven empresas clientes que tienen programas de RSC y están de acuerdo con nuestra filosofía de reducción de la huella de carbono gracias a la reducción del papel.

Por ejemplo vemos a Capsa, a Fromageries Bel, a Seur, a Uralita, a Agua Mineral San Benedetto, a Anuntis...

También realizamos actuaciones de reforestación con ONGs medioambientales como Accionatura hasta el año pasado, o con Territorios Vivos este año, aunque también estamos en contacto con Arba y veremos cómo colaboramos. Hemos plantado un Bosque Esker en la localidad de Colmenarejo, en la Comunidad de Madrid. Ver:
http://perderlospapelespuntocom.wordpress.com/2012/11/22/120-arboles-el-bosque-esker-ya-toma-forma/
y ahora tenemos previsto otras actuaciones durante el año:
http://www.quitpaper.es/concurso.asp

Todos los Años hacemos un balance medioambiental:

El mundo del Cloud está a la orden del día, ¿qué os diferencia de la competencia?
Esker fue de las primeras compañías en apostar por este modelo. En 2005, cuando empezábamos a apuntar el término Cloud Computing, sin duda la tecnología que ha actuado como lanzadera del SaaS. Estos días hemos anunciado nuestros resultados en el cuarto trimestre de 2012, que nos permitirán completar un año record en ventas y beneficios, y en el que nuestros ingresos por soluciones en pago por suscripción han crecido un 20% y representan la mitad del negocio de la compañía.

Somos la primera empresa de automatización de procesos en tener la totalidad de los procesos disponibles en la Nube: Cuentas a Recibir, Cuentas a Pagar, Administración de Ventas..

Hemos sido los primeros en tener la oferta en modo SaaS, y los únicos en tener la totalidad de los procesos disponibles en este modo, incluyendo la posibilidad de envío de cartas postales a través de una red mundial de Centros de Producciones de Correo Postal y Centros de Datos que aseguran la replicación de los datos de nuestros Clientes.

Contamos con las Certificaciones SSAE 16 y ISAE 3402 que acreditan la seguridad y confidencialidad de los datos que nuestros clientes nos confían a través de su gestión documental en la Nube. También contamos con la Certificación Sale Harbour que asegura que los datos que tenemos fuera de la Unión Europea son tratados con la misma seguridad que la que dicta la Reglamentación europea. Nuestros Centros de Datos cuentan además una serie de medidas físicas y tecnológicas a prueba de cualquier hacker.

Pocas empresas de Cloud ofrecen tanta seguridad.

Para terminar, es importante volver a subrayar la metodología de implementación con la que Esker trabaja, que permite obtener unos tiempos de implementación muy breves y unos resultados de retorno sobre la inversión, muy rápidos.

Además, ofrecemos la posibilidad de realizar el workflow de validación de los documentos capturados, en la Nube. Esto significa que se pueden escanear los documentos en Bielorusia y validarlos en Madrid; no importa desde donde se realizan las tareas y cuando. El servicio de Esker está disponible las 24 horas y el soporte se da en el idioma local de la filial del grupo cliente. Esto también es una gran ventaja comparado con la competencia.

Y es que hay que dar unos datos sobre el Cloud: según un informe de CB Consulting, el 23% de las empresas utilizan algún tipo de tecnología Cloud (IaaS, SaaS, PaaS o BPaaS). Casi el 53% de las grandes organizaciones está ya de uno o de otra forma en la Nube. La Administración Pública está un 37.5% en la Nube. De cara al futuro próximo, el 53% de las empresas que aún no se han decantado por el Cloud Computing preveé hacerlo los próximos tres años.
http://perderlospapelespuntocom.wordpress.com/2012/11/ )

Ofrecéis diferentes soluciones como el envío de documentos, las Facturas de clientes, las Facturas de Proveedores y los Pedidos de clientes, ¿cuál de ellas os solicitan más?

En general los procesos de envío documental son los más ágiles y más demandados: la facturación a cliente es un proceso fácilmente automatizable y trae un retorno sobre la inversión casi inmediato, reduciendo el tiempo de recuperación del cobro y la tesorería de la empresa. Sin embargo, depende del sector y del tipo de actividad. Las empresas que tienen departamento de Atención al Cliente tienden a buscar soluciones para ayudar a la Administración de Ventas, a la Contabilidad de Clientes, y al almacenamiento inteligente de los documentos para acelerar los tiempos de respuesta a los clientes cuando reciben una solicitud o una reclamación. Las empresas exportadoras necesitan soluciones de facturación al internacional, que les asegure que sus facturas serán compatibles con la Reglamentación del País de destino. Las empresas distribuidoras necesitan una solución sólida para gestionar la relación con sus Proveedores: sistemas electrónicos de intercambios de datos de facturas.

Nosotros estamos especialmente reconocidos por nuestra tecnología patentada para reconocer caracteres en muchos idiomas, y en modo servicio! Reconocemos caracteres como el cirílico o el chino mandarino, y para empresas que compran material a China o a los países del Este, es una gran ventaja. Por esto, tenemos más proyectos en curso en general en el campo de la captura y gestión de Pedidos de Venta y de Facturas de Proveedores, aunque de nuevo, también tenemos de envío de facturas digitales y en papel.

¿Tenéis un tipo de cliente específico que solicite vuestros servicios?
En general el cliente que necesita Esker es la empresa que tiene una gestión basada en papel y este papel existe en tal volumen que resta eficiencia a los procesos de gestión.
Estos papeles pueden estar en las comunicaciones por faxes tradicionales, en vez de servidores o servicios de fax integrados con mensajería electrónica, pueden estar en las facturas a contabilizar, en los pedidos a entrar, en las cartas de reclamación de pago a enviar...o en los archivos a digitalizar. En cualquier lado donde haya atasco de papel, se necesita un Esker.

Pero si además, la empresa tiene una cierta complejidad de entornos informáticos; que exporta, que tiene un Centro de Servicios Compartidos y muchas transacciones, y que prefieren trabajar en la Nube, entonces se reúnen las condiciones óptimas para ser cliente Esker.

Para citar algunos ejemplos, tenemos a un importante grupo Lácteo: CAPSA (Leche Central Asturiana), la filial española de la multinacional de origen italiano Agua Mineral San Benedetto, varios laboratorios como SANOFI o el grupo Werfen, empresas del sector logístico como IFCO, Algeco, Correos o Seur, grupos industriales como Hijos de Juan y Garay, Fagor o Samsung...por citar algunos.

Esker ha crecido un 9% en el último trimestre del 2012, ¿os lo esperabais?
Es la tendencia que venimos manteniendo durante los últimos tres años. Esker factura la mitad de su cifra gracias a sus soluciones en modo servicio. Esto nos confiere una gran visibilidad sobre la previsión de los ingresos, ya que son recurrentes. Esker ha crecido un 11% en el 2013; estas son las cifras previstas sin auditar. Pronto lanzaremos una nota de prensa tras auditoría para las cifras anuales anunciando las cifras precisas de ventas y beneficios. Esker cotiza en la Bolsa de París, por esto debemos esperar a que se auditen las cuentas para lanzar las cifras anuales después de las del último trimestre. Sin embargo, sabemos que el crecimiento sigue siendo de dos cifras, como cada año, y es un crecimiento por rendimiento, por el modelo de negocio, por nuevos clientes. Por otra parte, sigue siendo una compañía rentable, con una cifra de beneficios que ronda los 10-11% de las ventas.

¿Cuáles son vuestros objetivos de cara a este año?
Dado el modelo de negocio y los proyectos en curso, creceremos más o menos al mismo ritmo: a un 10% a nivel de grupo. En España, si bien este año hemos realizado un crecimiento del 21%, mantendremos o superaremos también este ritmo.

Por otra parte, hemos abierto nuestro propio Centro de Producción de Correo Postal, que anunciaremos en Abril junto con otras noticias relevantes sobre la Red Mundial de

Esker de Centros Postales. Esperamos, con este Centro, aumentar de forma marcada el volumen de facturas, cartas de reclamaciones y recibos de nómicas enviados por parte de los clientes, de España y de fuera, que confían en nuestra tecnología para externalizar sus correos postales.

Con esta apertura, hemos podido aumentar un poco nuestra plantilla de empleados, y aunque la estrategia de Esker es de mantenerse pequeño, esperamos poder contribuir un poco más con el empleo en los próximos años!

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Jessica Casado

Redactora en eWorld:
eCommerce, Digital Marketing, Mobile, Digital Signage, Social Media, Cloud, Hosting, Apps

Sitio Web: www.the-emagazine.com

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